Ewidencja stanowi uporządkowany zbiór wykonanych według jednolitych wzorów opracowań, zawierających podstawowe informacje o obiektach zabytkowych.
Ewidencja zabytków jest działaniem obowiązkowym dla wojewódzkich urzędów ochrony zabytków oraz gmin.
Jej celem jest rozpoznanie obiektów zabytkowych w terenie i ich udokumentowanie, zebranie i opracowanie podstawowych informacji merytorycznych o nich, zebranie informacji administracyjno-adresowych, tworzenie opracowań dla obiektów zagrożonych rozbiórką, destrukcją lub gruntowną przebudową, monitoring zasobu zabytkowego.
Z powodu stale rozszerzającego się na kolejne grupy zakresu zainteresowań konserwatorskich ewidencja rozumiana jako sporządzanie dokumentacji jest działaniem ciągłym i nigdy nie zostanie definitywnie zakończona. Możliwe jest jedynie zaspokojenie potrzeb w określonym momencie. Rzetelnie opracowana ewidencja umożliwia prowadzenie planowej polityki konserwatorskiej w zakresie wpisów do rejestru zabytków, współpracę konserwatora z władzami samorządowymi przy opracowywaniu planów zagospodarowania przestrzennego, planowanie i prowadzenie prac remontowo-budowlanych, dofinansowanie prac konserwatorskich, przygotowywanie szczegółowej dokumentacji wybranych obiektów zabytkowych, tworzenie zbioru informacji o zabytkach na określonym terenie (gmina, powiat, województwo). Ewidencja ułatwia również podejmowanie przez konserwatorów zabytków szybkich decyzji w sprawach interwencyjnych.
Przy braku szczegółowej dokumentacji konserwatorskiej obiektu praktycznie musi zastąpić ją ewidencja.